¿Que debo saber sobre la certificación de documentos por un notario?

Tami Kamin-Meyer, abogada

31 de julio de 2008

Probablemente, usted hizo certificar documentos, ¿Pero, sabe por qué? La certificación de documentos, ¿Tiene algún fin o beneficio?

“Absolutamente”, dice Tim Reiniger, director ejecutivo de la Asociación Nacional de Notarios de los Estados Unidos (National Notary Association). Una firma certificada por el sello o timbre de un notario público es una “poderosa herramienta de gestión de riesgo para prevenir el fraude y el robo de identidad”, agrega.

Un notario público actúa como testigo independiente no sólo de la firma de un documento, sino también del hecho de que todas las partes firmaron voluntariamente y por sus propios medios.

La certificación de un documento no significa necesariamente que las partes que lo firman entienden lo que dice. Sin embargo, Marc Aronson, presidente de la Asociación de Notarios de Pennsylvania  (Pennsylvania Association of Notaries), afirma que la responsabilidad de un notario no debe limitarse a la mera certificación de firmas. “La mayoría de las leyes notariales no establecen que los notarios tienen la responsabilidad de saber si las partes son competentes. Pero, pienso que todo notario es responsable de que las personas que participan en una transacción sepan de qué se trata”, dice.

Y agrega: “un notario público no es un policía”.

Por qué es importante la certificación

“La razón principal por la que es importante la certificación de determinados documentos es que sirve para disuadir el fraude”, dice Marc Aronson. La certificación de contratos es una manera adicional de verificar que “las personas que firmaron el documento son quienes dicen ser”, afirma.   

La certificación no sólo garantiza que las personas que firman sean quienes dicen ser, sino que, además, es obligatoria en algunos estados para determinados acuerdos, como escrituras, hipotecas, servidumbres, poderes y testamentos vitales.

La certificación de ciertos documentos también es importante en el caso de litigios. Las declaraciones juradas (o afidávits) no serán aceptadas por un tribunal, a menos que estén certificadas. El abogado Stephen E. Chappelear, socio a cargo del estudio juridico de Hahn Loeser & Parks en Columbus, Ohio, recuerda un caso en el que el abogado de la parte contraria no había hecho certificar las declaraciones juradas. De todos modos, las presentó ante el tribunal, pero éste no las aceptó. El período para el intercambio de pruebas había pasado, así que el oponente de Chappelear tuvo que seguir adelante con el caso sin la información de dichas declaraciones juradas. Aunque Chappelear, abogado civil en tribunales federales y estatales, finalmente ganó ese caso, no está seguro si fue solamente porque las declaraciones juradas fueron rechazadas. Sin embargo, la experiencia le sirvió para aprender la importancia de las certificaciones.

Además, los documentos certificados se consideran auto-autenticados, esto significa que las personas firmantes no deben declarar ante un tribunal para verificar la autenticidad de las firmas. La certificación de documentos es “una enorme ventaja estratégica” en litigios, afirma Tim Reiniger.

Autoridad y regulación

Al igual que con otros aspectos relacionados con los notarios públicos, los estados tienen sus propias normas respecto de las atribuciones que le corresponden a un notario. Por ejemplo, en el estado de West Virginia, las facultades principales de un notario público son: verificar firmas, tomar juramento y declaraciones, y certificar que la copia de un documento es copia fiel de otro. Sin embargo, en Florida, un notario público puede, además, celebrar matrimonios, incluso de sus propios familiares, siempre que exista una licencia de matrimonio válida.

Para que un notario pueda certificar un documento, es preciso que la persona cuya firma debe certificarse firme el documento en su presencia. La persona no puede firmar el documento antes y después llevárselo al notario. En algunos estados, el notario debe especificar cómo identificó a las personas que firmaron el documento (por ejemplo, porque éstas presentaron una identificación con fotografía o porque el notario ya las conocía).

Los estados determinan si un notario debe tomar juramento a las personas que firman un documento. Aunque no existe una fórmula preestablecida, el juramento generalmente incluye una expresión mediante la cual la persona que firma un acuerdo jura o declara que lo establecido en éste es verdadero.

A menudo, se cobra un honorario para certificar un documento. Las leyes estatales establecen el monto máximo que un notario público puede cobrar por sus servicios. 

Ser notario público

Los estados tienen leyes que determinan quiénes pueden ser notarios públicos, los requisitos necesarios, qué oficina del gobierno estatal los supervisa y cuánto dura el cargo de notario público. Algunos estados exigen que los candidatos a notarios públicos realicen un examen escrito antes de ser nombrados en el cargo.

Tim Reiniger calcula que, en los Estados Unidos, trabajan aproximadamente 4.5 millones de notarios. Este número no incluye a los millones de abogados que también tienen conferida esta facultad por trabajar en determinados estados, como Luisiana, Nueva York, Ohio y Wisconsin. Aunque en estos estados los abogados no deben realizar un examen, y su nombramiento como notarios públicos no vence nunca, deben cumplir con las mismas normas que los notarios que no son abogados.       

Certificaciones electrónicas

En algunos estados, entre ellos California, Colorado, Florida, North Carolina y Pennsylvania, están permitidas las certificaciones electrónicas. En una certificación electrónica el notario adosa una firma digital a un documento electrónico. Las normas fundamentales que rigen la certificación son las mismas, incluso el requisito de que las personas que firman el documento deben presentarse ante el notario.

Un documento electrónico es el que consiste en un formato legible para computadoras, en lugar de meras palabras impresas en una hoja de papel. Algunos ejemplos son documentos hechos con procesador de textos, mensajes de correo electrónico, archivos PDF e incluso documentos escaneados y almacenados en el disco rígido de una computadora.

Tami Kamin-Meyer es una abogada de Ohio. Posee su licencia para ejercer en los tribunales federales y en la Corte Suprema de los Estados Unidos. Es escritora independiente y corresponsal en Ohio de Legalnewsline.com, un sitio en Internet dedicado a los procuradores generales de los estados y las Cortes Supremas estatales.